er janvier 2004. - UN BUT - UNE FOI …………… 6 ……………………………….. 15 ……………………….. …. …….. 18 ……………………………………………… 21 .1- Paiement pour solde au titulaire ………………………………..……… .….. 24 …………………………………….……………………….. 35 …………………………………………………………………. 42 ère Alimentation Pièces justificatives : Si le fonctionnaire est décédé en activité, les pièces suivantes sont Pièces justificatives Eventuellement, procès-verbal de réception ou bordereau de . L’ordre de mission peut être individuel ou collectif. Il peut. . : « Est mineur la .
ARRETE PORTANT ETABLISSEMENT DE LA NOMENCLATURE
DES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES DE L’ETAT
LE MINISTRE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
Vu la Constitution ;
Vu la loi organique n° 99-70 du 17 février 1999 sur la Cour des comptes ;
Vu la loi organique n° 2001-09 du 15 octobre 2001 relative aux lois de finances ;
Vu le décret n° 62-195 du 17 mars 1962 portant réglementation concernant les comptables publics ;
Vu le décret n° 99-499 du 8 juin 1999 fixant les modalités d’application de la loi organique n° 99-70 du 17
février 1999 sur la Cour des comptes ;
Vu le décret n° 2001-857 du 07 novembre 2001 portant nomenclature budgétaire de l’Etat ;
Vu le décret n° 2002-1101 du 06 novembre 2002 portant nomination des Ministres, modifié par le décret n°
2002-1103 du 11 novembre 2002;
Vu le décret n° 2002-1102 du 08 novembre 2002 portant répartition des services de l’Etat et du contrôle des
établissements publics, des sociétés nationales et des sociétés à participation publique entre la Présidence
de la République, la Primature et les ministères, modifié par le décret n° 2002-1103 du 11 novembre 2002 ;
Vu le décret n° 2003-101du 13 mars 2003 portant Règlement général sur la Comptabilité
publique notamment en son article 157 ;
Vu le décret n° 2003-162 du 28 mars 2003 portant Plan comptable de l’Etat.
/-) R R E T E
Article premier
Sauf pour le paiement d’une dépense qui fait l’objet d’un ordre de réquisition du Ministre chargé des
Finances, les pièces justificatives devant être exigées par les ordonnateurs avant de liquider les droits des
créanciers de l’Etat ou par les comptables publics avant de payer une dépense de l’Etat sont celles prévues
dans la liste annexée au présent arrêté.
Article 2
L’absence d’une ou de plusieurs pièces justificatives prévues pour une dépense conformément à la
nomenclature jointe en annexe au présent arrêté justifie la suspension par l’ordonnateur de la liquidation de
la dépense ou la suspension par le comptable public du visa ou du paiement de la dépense.
Article 3
Les dispositions du présent arrêté sont applicables à compter du 1
REPUBLIQUE DU SENEGAL
UN PEUPLE
MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
2/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
Article 4
Le Directeur général des Finances, le Directeur général de la Comptabilité publique et du Trésor et les
administrateurs de crédits sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui
sera publié ainsi que son annexe au Journal officiel de la République du Sénégal.
ANNEXES
SOMMAIRE
CHAPITRE I. : AMORTISSEMENT ET CHARGES DE LA DETTE PUBLIQUE
Pages
10 Remboursement d’emprunts extérieurs…………………………………… 3
10.0 Amortissement – Intérêts
10.00 Première échéance.
10.01. Autres échéances.
10.1. Remboursement anticipé.
10.2. Rééchelonnement.
11. Remboursement d’emprunts intérieurs auprès des banques.
11.0. Amortissement – Intérêt
11.00 Première échéance
11.01 Autres échéances
11.1 Remboursement anticipé
12. Emprunts émis par l’Etat …………………………………………………… 4
12.0 Remboursement du capital par tirage au sort
12.1 Paiements des intérêts
13. Remboursements des bons du Trésor sur formule moyen et long terme
14. Remboursements d’emprunt sans mandatement préalable (débits d’offres)
CHAPITRE II : DEPENSES DE PERSONNEL
20 – Rémunérations principales et accessoires de traitement
20.0 - Rémunérations principales.
20.0.0 - Prise en charge du dossier
20.0.00 - Premier paiement
20.0.01 - Avance sur solde.
20.0.1 - Modifications de la prise en charge
20.0.10 - Nouvelle situation administrative.
20.0.11 – Positions de congé - Congés de maladie et autres congés ……… 7
diminution ou suppression du traitement
a) Congé de maladie ordinaire
b) Congé de longue durée
c) Congé de maternité avec traitement pour couches et allaitement
d) Congé pour veuvage
e) Congés pour affaires personnelles
f) Congé pour examen
g) Rétablissement de l’intégralité du traitement après congé
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
20.0.12 - Détachement, mise en disponibilité ou en position hors cadres.
a) Détachement ou mise en disponibilité
b) Réintégration.
20.0.13 - Cessation définitive de fonctions. ………………………………… 8
a) Décès du fonctionnaire
b) Démission
c) Licenciement
d) Révocation
e) Admission à la retraite.
20.1 - Accessoires de traitement
20.10 Indemnités diverses
20.11 Indemnités pour travaux supplémentaires.
20.2 - Prestations familiales…………………………………………………... 9
20.2.0 – Première prise en charge
20.2.1 - Allocation de salaire unique
20.2.2 – Allocation de premier établissement familiale
20.2.3 – Primes aux premiers âges
20.2.4 - Allocations familiales
20.2.5. Allocations de maternité
20.3. retenues diverses
20.30 Retenues ordinaires sur solde
20.300 Retenues d’hospitalisation ………………………………………… . 10
20.301. Retenues pour logement et ameublement
20.302 - Retenue au titre de l’impôt sur les traitements et salaires.
20.302. Retenues envers l’Etat, les collectivités ou organismes publics
20.303 - Retenue au titre de l’impôt sur les traitements et salaires
20.304 - Retenues pour absence injustifiée
20.305 - Retenues pour fait de grève
20.31 Retenues contentieuses sur solde
21. Pensions et accessoires de pensions
21.0 Pensions
21.00 Pension de retraite
21.01. Rente viagère d’invalidité …………………………………………… 11
21.02 Pension de reversion
21.03. Capital décès …………………………………………………………… 12
21.04. Avances sur pensions
21.1. Retenues sur pensions
21.10. Retenues contentieuses
21.11. Retenues ordinaires
21.2. Remboursement de cotisations
21.3. Paiement à des mandataires, héritiers ou saisissants
CHAPITRE III : DEPENSES DE TRAVAUX, FOURNITURES ET PRESTATIONS DE SERVICES
30. Achat sur factures ou mémoires ………………………………………………. 14
30.0 Pièces générales
30.1 Pièces particulières
30.10 Dépenses de communication
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
30.11 Fournitures d’effet d’habillement
30.12 Achat de denrée alimentaire
30.13 Dépenses d’abonnement
30.14. Prestations de service
30.16. Abonnements à des revues ou documentation
31. Diverses dépenses de fonctionnement
31.0 Dépenses liées au matériel roulant
31.00 Acquisition de véhicules.
31.01 Entretien des véhicules et achats de carburant.
31.1 Indemnisation pour frais de restauration et d’hébergement
31.10 Indemnités journalières de déplacement
31.10.0 Mission à l’intérieur
31.10.1. Stage…………………………………………………………………. 16
31.11 : Hébergement et restauration des agents en mission, en stage ou
séminaire : prise en charge directe par l’Administration
31.110 : Structures publiques de formation
31.111 : Autres structures (restaurant hôtel)
31.12 : Frais de transport
31.120 : Utilisation du véhicule personnel
31.12.1 : Versement d’indemnités kilométriques
31.12.2 : Utilisation des moyens de transports en commun………………… 17
31.12.20 - Prise en charge directe par l’Administration
31.12.21 : Remboursement de frais de transport
31.13 Frais de mission à l’Etranger
31.14 : Avances sur frais de déplacement ou frais de mission
31.2 - Frais de réception et de représentation
31.20 paiement direct au fournisseur
31.21 - Remboursement à l’organisateur
31.3. Frais d’actes et de contentieux
31.3.0. Honoraires des avocats et des conseils juridiques.
31.3.1 Honoraires des notaires.
31.3.2. Frais d’huissiers de justice et d’expertise.
31.3.3. Frais de transcription et d’inscription hypothécaires.
31.3.4 Les legs
31.3.5 Transaction
31.4. Dépenses liées aux élections.
31.4.0. Frais d’impression et paiement aux imprimeurs et afficheurs d’affichage.
31.4.1 Indemnités…………………………………….. ………………………. 19
31.4.10 : Heures supplémentaires
31.4.11 : Indemnités alloués aux présidents, secrétaires des bureaux de vote
et à divers agents
31.5. Impôts et taxes
32 : Prestations intellectuelles
32.0 : Avec un concours
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
32.1. Sans concours.
CHAPITRE IV. MARCHES PUBLICS
4.0 Premier paiement au titulaire
4.00 Pièces générales
4.01 Pièces particulières
40.10-Paiements des Acomptes
40.01.00 - Acompte sur approvisionnement
40.01.01 - Acompte versé en cours d'exécution du marché
4.01.12 - Acompte sur salaires et charges sociales ……………………………. 22
4.01.1 – Versement d’avances
4.01.10 - Avances à raison de travaux fournitures ou services pour la réalisation d'installation,
l'acquisition ou la fabrication de matériels machines
4.01.11 - Avances à raison de la conclusion d'un contrat d'achat ou d'une
commande d'approvisionnement en matériaux, matières premières, etc.
4.0.12 - Avances sur dépenses préalables
4.01.13 - Avances pour emploi sur le chantier de matériel de travaux publics
de valeur considérable
4.01.14 - Avances à raison des acquisitions faites par le titulaire du marché
pour le compte de l'Etat
4.01.15 - Avance de démarrage …………………………………..………………. 23
4.01.2 – Paiement unique
4.01.20 – Marchés fournitures
4.01.21 – Autres catégories de marchés
4
4.10 – Marché de fournitures
4.11 : Marchés de travaux
4.2- Paiement à un sous traitant
4.20 – Sous traitant admis au paiement direct
4.20.0 : Premier paiement
4.20.1: Avance
4.20.2 : Acompte et paiement pour solde
4.21 : Désaccord entre titulaire et sous-traitant
4.21.0 : Paiement au sous-traitant
4.21.1 : Paiement au titulaire du marché
4.3 Paiement des marchés nantis
4.30– Paiement au bénéficiaire du nantissement…………………………………. 25
4.30.1 : Pièces générales
4.30.2 : Pièces particulières
4.31– Paiement au titulaire du marché
4.32 : Paiement au bénéficiaire d’une subrogation
4.4. : Paiement indemnités au titulaire en cas de résiliation du marché
4.5. : Remboursement de la retenue de garantie
4.6. : Reversement de la retenue de garantie
CHAPITRE V. : DEPENSES DE TRANSFERT
5.0. : Aides/Secours……………………………………..…………………………… 27
5.00 : Dispositif général
5.01 : Dans tous les cas
5.1. : Bourses enseignement
5.2. : Subventions
5.20 : Subventions réglées dès la décision individuelle d’attribution
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
5.200 : Paiement unique et premier paiement par avance
5.201 : Autres paiements (acomptes ou avances)
5.21. : Subventions réglées après service fait …………………….……………… 28
5.210 : Paiement unique après service fait
5.211 : Paiement fractionné
5.3. : Dotations aux organismes publics
5.30 : Fonds de dotation de la décentralisation
5.31 : Fonds d’équipement des collectivités locales
CHAPITRE VI : ACQUISITIONS IMMOBILIERES
6.0 Acquisitions amiables…………………………………………………………… 30
6.00 : Pièces générales
6.01 : Existence d’inscription (droits réels
6.1. Expropriations pour cause d'utilité publique.
6.10. Accord amiable sur la cession avant ordonnance d’expropriation
6.11. : Défaut d’accord amiable …………………………………………… …… 31
6.110 : Accord sur l’indemnité
6.111 : Désaccord sur l’indemnité
6.12. : Expropriation par procédure d’urgence
6.2. : Règlements d'indemnités en cas de retrait pour cause d'utilité
publique des titres d'occupation de terrains domaniaux
6.3. : Indemnité de plus-value du fait de l'approbation d'un plan d'urbanisme
ou de travaux ou d'opérations d'utilité publique
6.30 : Accord amiable ……………………………………………………………… 32
6.31. Défaut d'accord.
6.4. Indemnités pour dommages causés à des immeubles privés par suite
d'études ou opérations nécessaires à l'établissement de projet d'utilité
publique ou d'intérêt général.
6.5 : Prises à bail et conventions assimilées
6.5.0 : Premiers paiement
6.5.1 : Paiements subséquents
6.6. Indemnité due à l’emphytéote
6.60. Accord sur le montant de l’indemnité ……………………………………… 33
6.61 Défaut d’accord ou de réponse de l’emphytéote
CHAPITRE VII. : PAIEMENTS A DES TIERS
7.0 Pièces communes
70.0. Qualité de l’ordonnateur
70.1. Justification de l’identité.
70.2. Justification de l’état civil
70.3 Justification du domicile ou de la résidence
71. : Pièces particulières
71.0 : Paiement à un créancier ne sachant ou ne pouvant pas signer
a). Créance inférieure ou égale à 50 000 F.CFA
b). Créance supérieure à 50 000 F.CFA
71.1 : Paiement à un incapable majeur ou à un mineur
71.10 : Paiement à un incapable majeur
71.100 : Majeur interné et placé sous la protection de la justice :
71.101 : Majeur sous tutelle
71.102 : Majeur en curatelle ………………………………………………………… 36
71.11Paiement à un mineur
71.110 Mineur sous administration légale
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
71.111 : Mineur sous tutelle
a)-Tutelle testamentaire :
b)-Tutelle des ascendants
c)- Tutelle vacante
d) - Subrogé tuteur
71.112 : Mineur émancipé :
71.113 : Mineur adopté……………………………….…………………………….. 37
71.2 : Paiement à un créancier absent
71.3. : Paiement à un mandataire
71.30 Mandataires de droit commun
7.31 : Officier ministériel et auxiliaire de justice
71.310- Avocat
71.311- Notaire
71.312- Huissier de Justice
71.4 : Paiement à un créancier en règlement judiciaire ou en
liquidation de biens
71.40 Créancier en règlement judiciaire ………………………………………….. 38
71.41 Créancier en liquidation de biens
71.5 : Paiement aux ayants-droits d’un créancier décédé.
71.50 : Paiements aux héritiers
71.51 : Paiement aux légataires
71.510 : Légataires universels
71.511- Légataires à titre universel ou à titre particulier
71.52 Paiements à des donataires…………………………………………………. 39
71.53 : Paiement à un exécuteur testamentaire
71.54 : Successions vacantes, non réclamées ou en déshérence
71.6 : Paiement de créances frappées d’opposition
71.60 : Opposition sur créances non salariales
71.600 Pièces communes.
a). Saisie-arrêt
b). Cession
71.601. Cas particuliers
a). Transports fermes
b). transports de garantie
c). Créances grevées exclusivement de saisies-arrêts
d) - Avis à tiers détenteur
71.61 : Opposition sur traitements et salaires - cession, saisie-arrêt ………….. 40
71.610 Cession
71.611 Saisie-arrêt
71.612 : Oppositions pratiquées en vertu de créances alimentaires.
71.613 : Oppositions pratiquées en vertu de l’article 593 du Code de
Procédure civile.
71.613. Avis à tiers détenteur
71.7 : Paiement à une personne morale
71.70 : Règle générale ……………………………………………………….….. 41
71.71 : Cas particuliers
71.710 : Sociétés de fait
71.711 : Associations
71.712 : Comités temporaires
71.8 : Autres cas
71.80 : Paiements à la suite de sinistres
71.81 : Règlement amiable des suites dommageables
CHAPITRE VIII : LES OPERATIONS DE TRESORERIE
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
80.Alimentation d’une régie d’avances……………………………………………… 44
80.0 : 1
80.01 : Alimentation suivante
8.1. Remboursement caution de rapatriement
8.2. Remboursement caution électorale
8.3. Remboursement caution des comptables
8.4. Réduction de créances et admission en non valeurs
8.5. Remboursement bons du Trésor sur formule à court terme
Tableau.1…………………………………………… ……………………………… . 45
Tableau.2…………………………………………… ……………………………… . 46
Tableau.3…………………………………………… ……………………………… . 47
Tableau.4…………………………………………… ……………………………… . 48
Tableau.5…………………………………………… ……………………………… . 49
CHAPITRE I. : AMORTISSEMENT ET CHARGES DE LA DETTE PUBLIQUE
10 Remboursement d’emprunts
extérieurs.
10.0 Amortissement – Intérêts
10.00 Première échéance.
1. Convention de prêt
2. Eventuellement, tableau d’amortissement de l’emprunt
3. Soit avis d’échéance visé par l’ordonnateur, soit décompte
du montant de l’échéance arrêté par l’ordonnateur (état des
sommes dues).
10.01. Autres échéances. 1. Soit avis d’échéance visé par l’ordonnateur, soit décompte du
montant de l’échéance arrêté par l’ordonnateur.
10.1. Remboursement anticipé.
1. Décision prise par le Ministre chargé des Finances de
rembourser totalement ou partiellement l’emprunt.
2. Acceptation du prêteur dans les conditions prévues dans la
convention de prêt.
3. Etat liquidatif des sommes à rembourser établi par
l’ordonnateur.
4. Eventuellement, le nouveau tableau d’amortissement en cas de
remboursement partiel.
10.2. Rééchelonnement.
1. Convention de rééchelonnement de l’emprunt
2. Nouveau tableau d’amortissement
3. Soit avis d’échéance visé par l’ordonnateur, soit décompte du
montant de l’échéance arrêté par l’ordonnateur.
11. Remboursement
d’emprunts intérieurs auprès
des banques.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
11.0. Amortissement – Intérêt
11.00 Première échéance 1. Texte autorisant l’emprunt ou convention de prêt
2. Eventuellement, tableau d’amortissements
3. Soit avis d’échéance ou état de décompte du montant de
l’échéance.
11.01 Autres échéances 1. Soit avis d’échéance, soit décompte de l’échéance
11.1 Remboursement anticipé 1. Décision prise par le Ministre chargé des Finances de
rembourser totalement ou partiellement ;
2. Acceptation du prêteur dans les conditions prévues dans la
convention de prêt.
3. Etat liquidatif des sommes à rembourser établi par
l’ordonnateur.
4. Eventuellement, le nouveau tableau d’amortissement en cas
de remboursement partiel.
12. Emprunts émis par l’Etat
12.0 Remboursement du capital
par tirage au sort
1. Texte autorisant l’emprunt
2. Procès-verbal du tirage au sort indiquant les titres appelés au
remboursement.
3. Titres ou obligations amortis.
12.1 Paiements des intérêts 1. Coupon
13. Remboursements des bons du
Trésor sur formule moyen et long
terme.
1. Titres à rembourser à joindre à l’appui du mandat de paiement
2. Eventuellement, état de décompte des intérêts
14. Remboursements d’emprunt
sans mandatement préalable (débits
d’office)
1. Convention d’emprunt
2. Eventuellement, tableau d’amortissement.
3. Avis de débits
4. Mandat de paiement de régularisation.
CHAPITRE II : DEPENSES DE PERSONNEL
Nature de la dépense
20 – Rémunérations principales et
accessoires de traitement
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
20.0 - Rémunérations principales.
20.0.0 - Prise en charge du dossier
20.0.00 - Premier paiement
1. Selon le cas, décret, arrêté, contrat ou décision de recrutement de
l’autorité compétente portant nomination ou affectation de l’agent et fixant
son grade, son échelon, son indice de traitement ainsi que la date d’effet
de sa nomination.
2. Eventuellement, procès-verbal de passation de service de l’agent ou
certificat administratif attestant la prise de service et en précisant la date.
3. En cas de mutation ou de réintégration après détachement : attestation
de cessation de paiement du traitement antérieur de l’agent.
4. Eventuellement, relevé d’identité bancaire ou postal.
5. Eventuellement, formulaire d’adhésion à une mutuelle de la fonction
publique.
20.0.01 - Avance sur solde.
1. Pièces prévues pour un premier paiement (voir paragraphe 20.0.00.)
2. Décision de l’autorité compétente accordant l’avance sur solde et fixant
les modalités de son remboursement
20.0.1 - Modifications de la prise
en charge
20.0.10 - Nouvelle situation
administrative.
1. Selon le cas, décret, arrêté, ou décision de l’autorité compétente ou
avenant au contrat de recrutement portant modification de la situation
administrative de l’agent entraînant une modification de sa rémunération
avec la date d’effet de l’acte ou copie d’un texte d’application d’une mesure
générale ou catégorielle ne nécessitant pas des actes individuels.
2. Eventuellement, procès-verbal de passation de service ou certificat
administratif attestant la prise de service et en précisant la date.
3. En cas de modification d’état civil de l’agent, acte modifiant l’état civil.
20.0.11 – Positions de congé -
Congés de maladie et autres congés
- diminution ou suppression du
traitement
a) Congé de maladie ordinaire
(article 11 du décret 63-0116 du
19/02/1963).
1. Décision de l’autorité compétente plaçant l’agent en congé de longue
durée et fixant les périodes correspondant à l’intégralité du traitement et à
la retenue de moitié du traitement.
b) Congé de longue durée
(article 14 à 19 du décret
n°63-0116 du 19/02/63)
1. Décision de l’autorité compétente plaçant l’agent en congé de longue
durée et fixant les périodes correspondant à l’intégralité du traitement et à
la retenue de moitié du traitement.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
c) Congé de maternité avec
traitement pour couches et
allaitement (article 29 du
décret n° 63-0116 du
19/02/63).
1. Décision de l’autorité compétente accordant le congé, et en fixant la
durée et portant suppression des indemnités liées à la fonction ou à
l’emploi.
d) Congé pour veuvage
(note n° 974/PR du 18 octobre
1967 et article 30 du décret
n° 63-0116 du 19/02/63)
1. Décision de l’autorité compétente accordant le congé, en fixant la
durée et portant suppression de la solde à l’exception des suppléments
pour charges de famille.
e) Congés pour affaires
personnelles (article 30 du
décret n° 63-0116 du 19/02/63)
1. Décision de l’autorité compétente accordant le congé, en fixant la durée
et la date d’effet et portant suppression de la solde à l’exception des
suppléments pour charges de famille.
f) Congé pour examen (article
31 décret n° 63.116 du 19/02/63)
1. Décision de l’autorité compétente accordant le congé pour examen et
fixant la période
2. Eventuellement, décision de l’autorité compétente accordant le
remboursement des frais de transport pour congé d’examen assortie d’une
permission de quitter le territoire national
g). Rétablissement de l’intégralité du
traitement après congé
1. Décision de l’autorité compétente portant rétablissement du traitement
dans son intégralité et fixant la date d’effet.
2. Certificat de reprise de service
20.0.12 - Détachement, mise en
disponibilité ou en position hors
cadres.
a) Détachement ou mise en
disponibilité
1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente
prononçant le détachement ou la mise en disponibilité de l’agent et en
fixant la date d’effet pour l’arrêt du traitement.
b) Réintégration.
1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision portant réintégration de l’agent
et fixant la date d’effet de la mesure.
2. Procès-verbal de passation de service ou certificat administratif
attestant la prise de service et en fixant la date.
3. Eventuellement, attestation de cessation de paiement établie par
l’organisme payeur de la rémunération antérieure de l’agent.
20.0.13 - Cessation définitive de
fonctions.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
a) Décès du fonctionnaire
1. Extrait du registre des actes de décès ou fiche d’état civil attestant le
décès de l’agent.
2. Eventuellement, décision de l’autorité compétente allouant aux ayants
droit de l’agent une indemnité compensatrice pour congés non pris ; état
liquidatif de l’indemnité établi par l’ordonnateur.
3. Eventuellement, justificatifs prévus au chapitre 7 paragraphe 71.50.
b) Démission
1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente
acceptant la démission du fonctionnaire et en fixant la date d’effet pour la
suppression de la solde.
c) Licenciement
1. Selon le cas, décret, arrêté ou décision de l’autorité compétente
prononçant le licenciement de l’agent et en fixant la date d’effet pour la
suppression de la rémunération.
2. Eventuellement, état liquidatif des indemnités dues établi par
l’ordonnateur.
d) Révocation. 1. Selon le cas, décret ou arrêté portant révocation de l’agent et en fixant la
date d’effet pour la suppression du traitement.
e) Admission à la retraite. 1. Selon le cas, décret ou arrêté d’admission à la retraite fixant la date
d’effet de la mesure pour l’arrêt du traitement.
20.1 - Accessoires de traitement
20.10 Indemnités diverses
1. Copie ou référence du texte créant l’indemnité, fixant soit son montant
ou le taux et les règles de calcul et indiquant les catégories d’agents
bénéficiaires
2. Décompte établi par l’ordonnateur, contenant les éléments nécessaires
au contrôle de la liquidation pour les indemnités non forfaitaires.
N.B. : Le texte créant l’indemnité est à joindre lors du premier paiement
uniquement.
20.11 Indemnités pour travaux
supplémentaires.
1. Décision individuelle ou catégorielle autorisant l’agent ou une catégorie
d’agents à effectuer des heures supplémentaires.
2. Etat liquidatif et nominatif, détaillé, certifié, décompte et arrêté des
heures supplémentaires effectués avec (référence au texte institutif de
l’indemnité et au texte fixant le taux en vigueur).
20.2 - Prestations familiales
20.2.0 – Première prise en
charge
1. Certificat de mariage délivré par l’officier d’Etat civil,
2. Justification de la date de naissance des enfants (bulletin ou extrait),
3. Certificat de vie des enfants à charge,
4. Certificat de scolarité des enfants âgés de 7 ans scolarisables,
5. Certificats d’apprentissage pour les enfants scolarisables, non
scolarisés mais placés en apprentissage,
6. Attestation de non paiement de prestation familiale délivrée par la
Caisse de Sécurité sociale,
7. décision d’adoption pour l’enfant adoptif ou délégation de puissance
paternelle, éventuellement.
20.2.1 - Allocation de salaire
unique
1. Déclaration sur l’honneur de l’agent indiquant que son conjoint
n’exerce aucune activité salariale.
2. Eventuellement, état liquidatif de l’allocation établi par l’ordonnateur.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
20.2.2 – Allocation de premier
établissement familial
20.2.3 – Primes aux premiers âges
1. Certificat de vie de l’enfant ouvrant droit à la prime :
- à l’âge de un an
- puis à l’âge de deux ans.
20.2.4 - Allocations familiales
1. Fiche d’état civil et certificat de vie pour chacun des enfants pris en
compte pour le calcul des allocations familiales.
2. Pour chacun des enfants de plus de 15 ans pris en compte, soit
certificat de scolarité pour ceux qui poursuivent des études, soit certificat
de l’employeur pour ceux qui sont placés en apprentissage, soit certificat
médical pour les enfants atteints d’une infirmité permanente ou d’une
maladie incurable.
3. Eventuellement, décision de l’autorité compétente partageant le
montant des allocations entre les parents divorcés ou séparés.
Les justificatifs visés au1, 2 et 3 sont produits une fois par an.
20.2.5. Allocations de maternité
20.3. retenues diverses
20.30 Retenues ordinaires
sur solde
20.300 Retenues d’hospitalisation
(réf. : décret n°72-215 du
07/03/1972 relatif à la sécurité
sociale des fonctionnaires).
1. Certificat d’hospitalisation délivré par l’établissement hospitalier
concerné mentionnant la période d’admission de l’agent
2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur visant l’acte
réglementaire qui fixe le montant des retenues,.
20.301. Retenues pour logement et
ameublement
1. Décision individuelle ou mesure catégorielle attribuant un logement et
fixant les conditions financières de son occupation (à produire lors du
premier paiement uniquement).
2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur.
20.302 - Retenue au titre de l’impôt
sur les traitements et salaires.
1. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur.
20.302. Retenues envers l’Etat,
les collectivités ou organismes
publics
1. Copies des titres émis à l’encontre de l’agent
2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur.
3. Eventuellement, échéancier de règlement accepté par l’ordonnateur.
20.303 - Retenue au titre de l’impôt
sur les traitements et salaires.
1. Etat liquidatif des retenues et établi par l’ordonnateur visant les textes de
création.
20.304 - Retenues pour absence
injustifiée
1. Certificat administratif du Ministre ou de son délégué dont dépend
l’agent certifiant son absence injustifiée.
2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur.
14/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
20.305 - Retenues pour fait de
grève
1. Certificat administratif du Ministre ou de son délégué dont dépend
l’agent certifiant son absence pour fait de grève et indiquant le nombre de
jours d’absence.
2. Etat liquidatif des retenues établi par l’ordonnateur.
20.31 Retenues contentieuses
sur solde (pensions alimentairessaisies
arrêts
1. Ordonnance du juge autorisant la retenue
2. Etat liquidatif des retenues
(voir chapitre VII)
21. Pensions et accessoires de
pensions
21.0 Pensions
21.00 Pension de retraite
(Réf. Code des Pensions civiles et
militaires de retraites)
1. Arrêté de concession établi au vu des documents ci-après :
a. Acte de naissance du retraité.
b. Acte constatant l’admission à la retraite (décret ou arrêté selon
le cas).
c. Relevé général des services.
d. Attestation de cessation de paiement.
e. Acte de mariage ou de divorce.
f. Actes de naissance de tous les enfants mineurs et majeurs,
éventuellement de décès si l’(les) enfant(s) était(ent) âgé(s) au
moins de 16 ans.
g. Certificat de vie collectif de tous les enfants mineurs et majeurs.
h. Certificats de scolarité ou d’apprentissage pour les enfants
mineurs.
i. Eventuellement, décision de validation des services auxiliaires
effectués et quittances de versement des cotisations ou certificat
administratif en tenant lieu.
j. Eventuellement état signalétique des services militaires.
k. Eventuellement, référence du matricule de pension militaire
pour les titulaires de pension militaire.
l. Eventuellement, déclaration relative aux divers cumuls.
2. Eventuellement, état liquidatif.
21.01. Rente viagère d’invalidité
(art. 41/53 du Code des Pensions
civiles et militaires de retraites)
1. Décision de l’autorité compétente accordant la pension d’invalidité et en
fixant le taux
2. Eventuellement, état liquidatif établi par l’ordonnateur.
21.02 Pension de reversion
(article 54 et suivant du Code de
15/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
Pensions civiles et militaires de
retraite)
1. Arrêté de concession accordant la pension de reversion et fixant le
montant.
L’arrêté est établi au vu des documents ci-après:
a) Extrait des actes de décès du pensionné ou fonctionnaire.
b) Acte de naissance ou photocopie légalisée de la carte nationale
d’identité du (des) conjoint(s) survivant(s).
c) Actes de naissance de tous les enfants mineurs et majeurs.
d) Procès-verbal du conseil de famille (si les enfants ne sont pas à
la charge de leur mère).
e) Jugement d’hérédité.
f) Acte de mariage.
g) Acte de non séparation de corps.
h) Acte de non remariage (seulement pour les veuves âgées de
moins de 45 ans).
NB
à produire en plus de celles ci-dessus :
. relevé général des services ;
. acte de radiation ;
. attestation de cessation de paiement ;
. éventuellement, la décision de validation des services
auxiliaires effectués par le de cujus et l’état signalétique des
services militaires effectués par le de cujus.
2. Eventuellement, état liquidatif établi par l’ordonnateur
21.03. Capital décès
(décret n° 64-765 du 16/11/1964
portant réglementation de
l’attribution des secours après
décès)
1. Copie des pièces visées au point 21.02. « Pension de reversion »
2. Etat liquidatif.
21.04. Avances sur pensions 1. Décision de l’autorité compétente accordant l’avance
16/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
2. Pièces prévus au 21.00………
21.1. Retenues sur pensions
21.10. Retenues contentieuses 1- Acte autorisant la retenue.
N.B. : Voir pièces justificatives prévues au chapitre VII (paiement aux
tiers) « les acquits libératoires des créanciers » .
2. Etat liquidatif des retenues
21.11. Retenues ordinaires 1- Etat des retenues établi par l’ordonnateur.
2- Eventuellement, titre de perception pour le recouvrement.
21.2. Remboursement de
cotisations
1. Décision du Ministre chargé des Finances autorisant le
remboursement.
La décision est établie au vu des documents suivants :
a. Demande formulée par le bénéficiaire
b. Extrait de naissance
c. Décision de radiation
d. Relevé général des services
e. attestation de cessation de paiement
f. Certificat de non débet.
21.3. Paiement à des mandataires,
héritiers ou saisissants
cf. pièces justificatives exigées au chapitre VII « Paiement à des tiers »
(les acquits libératoires des créanciers).
CHAPITRE III : LES DEPENSES DE TRAVAUX, FOURNITURES
ET PRESTATIONS DE SERVICES
(montants n’excédant pas le seuil de passation d’un marché :
15 000 000 Frs pour les dépenses de fournitures et
25 000 000 pour les dépenses de travaux et prestations de services).
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
CHAPITRE III : DEPENSES DE TRAVAUX, FOURNITURES ET PRESTATIONS DE SERVICES
Nature des dépenses
30. Achat sur factures ou
mémoires
N.B. : Pour les achats d’un montant
inférieur aux seuils de passation de
marchés mais supérieur à 3 millions
et 6 millions, une demande de
renseignements et de prix est
obligatoire
30.0 Pièces générales
1. Bon d’engagement ou bon de commande
2. Original facture ou mémoire contenant obligatoirement les
énonciations figurant au tableau 2 de la présente annexe
3.
livraison ou certificat de service fait.
4. Eventuellement, le contrat
5. Eventuellement, la justification de la demande de renseignements
et de prix.
30.1 Pièces particulières
30.10 Dépenses de communication
1. Pièces prévues au 1 et 2 du paragraphe 30.00
2. Texte du communiqué pour les communiqués à la radio ou télé ou
coupure du journal pour les communiqués de presse.
30.11. Fournitures d’effet
d’habillement
1- Pièces prévues au 30.0
2 - Etat nominatif des personnes devant bénéficier des effets
d’habillement comportant les indications suivantes : numéro de la
matricule de solde, le grade et la fonction ainsi que l’indication du
texte qui a autorisé la mise à la charge de l’Etat de la dépense.
30.12 Achats de denrée alimentaire
1- Pièces prévues au 30.0
2 - Etat des rationnaires justifiant les quantités consommées signé de
l’agent chargé de l’intendance et du chef de service.
N.B. : Si le nombre de rationnaires est supérieur à 50, un certificat
administratif de l’administrateur des crédits précisant le nombre peut
en tenir lieu (cas des hôpitaux).
30.13 Dépenses d’abonnement
30.14 (eau électricité, téléphone..)
1- Pièce n° 2 prévue au 30.0 dûment liquidée et certifiée.
2. Eventuellement, un état récapitulatif pour plus de 10 factures.
30.14. Prestations de service
1. Pièces visées au 2 du 30.0
2. Convention ou contrat de prestation de service
3. Copie du rapport final.
18/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
30.15. Abonnements à des revues ou
documentations
1 - Pièces prévues aux 1, 2 et 3 du 30.0
2 – Eventuellement, contrat d’abonnement indiquant la durée, le
montant, la périodicité des versements et le mode de règlement.
31. Diverses dépenses de
fonctionnement
31.0 Dépenses liées au matériel
roulant
31.00 Acquisition de véhicules.
1. Autorisation de la Commission de contrôle des véhicules de la
Présidence de la République
2. Eventuellement, accord de la CNCA pour passer un marché de gré
à gré
3. Pièces visées au paragraphe du 30.0
31.01 Achat carburant – Entretien
véhicules 1. Pièces visées au 30.0 (1, 2, 3 et 4)
31.1 Indemnisation pour frais de
restauration et d’hébergement
31.10 Indemnités journalières de
déplacement
31.10.0 Mission à l’intérieur
1. Feuille de déplacement revêtu des visas au départ, aux centres de
passage et à l’arrivée appuyée de l’ordre de mission indiquant l’objet
du déplacement, le moyen de transport utilisé et mentionnant le
décompte des indemnités dues.
2. Eventuellement, état liquidatif des frais lorsque ceux-ci ne sont pas
liquidés sur la feuille de déplacement
N.B
également être permanent, dans ce cas, il doit être produit en deux
exemplaires dont l’un est conservé par le comptable et l’autre joint au
dernier mandat de paiement.
L’intéressé ne peut signer lui-même son ordre mission
31.10.1. Stage
1- Ordre de déplacement ou convocation au stage faisant explicitement
référence à la réglementation en vigueur dont il est fait application
2- Etat de frais signé par l’agent et certifié par la personne habilitée à
le faire (le Chef de service en principe).
31.11 : Hébergement et restauration
des agents en mission, en stage ou
séminaire : prise en charge directe
par l’Administration
31.110 : Structures publiques de
formation
1- Convention ou mémoire signé du directeur de la structure ;
3-Etat récapitulatif des dépenses effectuées, visé par l’agent
19/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
comptable de ladite structure.
N.B. : Cet état remplace le cas échéant les deux pièces précédentes
31.111 : Autres structures (restaurant
hôtel)
1- Bon de commande ou bon d’engagement
2. Eventuellement, convention ou contrat faisant référence au texte
réglementaire fixant les frais ;
3. Facture du prestataire de service comportant toutes les indications
relatives aux agents nourris ou hébergés, à la durée du stage ou de la
mission. Dans le cas contraire, l’administrateur des crédits doit fournir
au minimum :
· la liste des agents nourris ou hébergés ;
· la durée de la mission, du stage ou du séminaire avec mention
du jour et de l’heure d’arrivée et de départ ;
· le nombre de repas ou nuitées et leur prix unitaire.
31.12 : Frais de transport
31.120 : Utilisation du véhicule
personnel
1. Autorisation d’utiliser le véhicule personnel
2. Ordre de mission
31.12.1 : Versement d’indemnités
kilométriques
1. Décision de l’ordonnateur allouant l’indemnité établie au vu des
documents ci-après :
a) décision de l’autorité compétente autorisant l’utilisation du
véhicule personnel
b) attestation d’assurance du véhicule en cours de validité
c) copie carte grise du véhicule
d) attestation paiement taxe sur les véhicules
e) attestation de non recours.
31.12.2 : Utilisation des moyens de
transports en commun
31.12.20 - Prise en charge directe
par l’Administration
1 - Bon de commande (comportant les nom, objet du déplacement,
lieu, classe autorisée) ou toute autre pièce en tenant lieu.
2 - Facture, ordre de réquisition ou titres de transports
3 .Eventuellement, convention ou contrat ;
31.12.21 : Remboursement de frais
de transport 1. Demande de remboursement de l’intéressé ;
20/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
2 - Décision autorisant le remboursement ;
3 - Ordre de mission
4 – Facture ou reçu délivré ou titre de transport ou ordre de
réquisition ;
5 - Eventuellement, contrat ou convention.
31.13 Frais de mission à l’Etranger
1. Ordre de mission délivré selon le cas par le Premier Ministre ou
son délégué ou par le Ministre concerné ;
2. Etat liquidatif
NB. : L’ordre de mission doit être visé à l’arrivée et au départ
31.14 : Avances sur frais de
déplacement ou frais de mission
1. Copie ordre de mission ou de déplacement
2. Etat liquidatif
31.2 - Frais de réception et de
représentation
31.20 paiement direct au
fournisseur
1. Original facture détaillée établi par le prestataire de service avec
les énonciations prévues au tableau 2 de la présente annexe
2. Certificat administratif établi par l’administrateur de crédit et visé
par l’ordonnateur indiquant l’objet de la réception ou de l’invitation et
le nombre ou liste des convives.
31.21 - Remboursement à
l’organisateur de la réception s’il a
fait l’avance des frais.
1. Soit facture détaillée accompagnée d’un état des frais signé par
l’organisateur mentionnant la nature et l’objet de la réception, sa date
et le nombre d’invités
2. Pièces prévues au 31.20.
31.3. Frais d’actes et de
contentieux
31.3.0. Honoraires des avocats et
des conseils juridiques.
1. Soit états des frais taxés, soit jugement contenant la liquidation
des dépenses.
2. Eventuellement, contrat entre l’Administration concernée et le
Notaire ou Consul juridique
31.3.1 Honoraires des notaires.
1. Etat des frais ou acte notarié contenant le compte des débours.
2. Eventuellement, contrat entre l’Administration concernée et le
Notaire ou Consul juridique
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
31.3.2. Frais d’huissiers de justice et
d’expertise.
1. Soit état de frais, soit acte contenant le montant des frais.
2. Copie décision de justice
3. Eventuellement, contrat entre l’Administration concernée et le
Notaire ou Conseil juridique
31.3.3. Frais de transcription et
d’inscription hypothécaires.
1. Etat arrêté et liquidé par le conservateur de la propriété foncière.
31.3.4 Les legs 1. Acte notarié contenant les débours à rembourser à l’exécuteur
testamentaire.
31.3.5 Transaction
1. Décision du Ministre chargé des Finances autorisant la transaction.
2. Contrat de transaction.
31.4. Dépenses liées aux élections.
31.4.0. Frais d’impression et
paiement aux imprimeurs et
afficheurs d’affichage.
1. Soit, décision de l’autorité compétente fixant les tarifs d’impression
et d’affichage et arrêtant la liste des imprimeurs agréés. Soit contrat
entre l’Autorité compétente et les imprimeurs agréés
2. Facture détaillée établie, par les imprimeurs et afficheurs,
conformément aux tarifs arrêtés par l’autorité compétente.
3. Demande écrite des candidats ou des mandataires de liste valant
sous seing privé.
31.4.1 Indemnités
31.4.10 : Heures supplémentaires
1. Etat liquidatif
2. Texte institutif des heures supplémentaires et fixant les taux et
désignant les agents autorisés à effectués les heures
supplémentaires.
31.4.11 : Indemnités alloués aux
présidents, secrétaires des bureaux
de vote et à divers agents
1. Texte fixant les taux des indemnités et précisant les bénéficiaires
2. Etat liquidatif.
31.5. Impôts et taxes
1. Avertissement ou état liquidatif des droits établi par les services
habilités de l’Etat et visé par l’ordonnateur.
2. Décompte des sommes à verser avec indication de l’assiette.
32 : Prestations intellectuelles
32.0 : Avec un concours
1. Programme du concours établi par l’autorité contractante, visée
par l’ordonnateur, indiquant les prestations demandées et fixant les
sommes à payer.
2. Procès-verbal du jury du concours.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
3. Etat liquidatif ou décompte établi par l’administrateur des crédits
et visé par l’ordonnateur
32.1. Sans concours.
1. Soit original convention signée par les parties soit original lettre de
commande définissant :
-l’objet de l’étude ou de la prestation.
- les obligations des parties.
- les conditions de paiement
2. Facture ou mémoire.
CHAPITRE IV : LES MARCHES PUBLICS
(Dépenses excédant la somme de 15 000 000 de francs pour les marchés de fournitures
et 25 000 000 de francs pour les marchés de travaux ou de prestations de services : décret n° 2002-550 du
30 mai 2002 portant Code des marchés publics, modifié par le décret n°…………)
CHAPITRE IV. MARCHES PUBLICS
Nature des dépenses Pièces justificatives
4.0 Premier paiement au titulaire
4.00 Pièces générales
1- Original plus une copie certifiée conforme par
l’autorité contractante ;
2 - Cahiers de charges, éventuellement, à savoir :
- cahiers des clauses administratives générales
- cahiers des clauses techniques générales ;
- cahiers des prescriptions spéciales.
3- Original et copie certifiée conforme par l’autorité
contractante de chaque avenant, ordre de service,
déclaration de sous traitant
4 – Eventuellement, pièces justificatives de la
réalisation du cautionnement ou copie de
l’engagement de la ou des caution(s) personnelle(s)
et solidaire(s) ;
5 - Attestation de notification du marché si
celle-ci ne figure pas dans un ordre de
service
6 – Eventuellement, autorisation de la commission
compétente des contrats de l’Administration pour les
marchés de gré à gré (article 78 Code des Marchés
publics)
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
4.01 Pièces particulières
4.01.0-Paiements des Acomptes
40.01.00 - Acompte sur approvisionnement
(article 111.1 du Code des Marchés
publics
1 - Procès-verbal administratif ou certificat signé par
l’autorité compétente pour passer le marché attestant la
constatation matérielle des approvisionnements,
matériaux, matières premières avec indication des
sommes dues au titre de l’acompte
2 – Eventuellement, état de décompte des intérêts
moratoires.
40.01.01 - Acompte versé en cours d'exécution du
marché (article 111.2 du Code des Marchés
publics)
· Cas d’un marché de fournitures :
1 - Procès-verbal administratif ou certificat de service
fait
signé par l’autorité compétente pour passer le
marché
2 –Eventuellement, état de décompte des intérêts
moratoires.
· Cas d’un marché de travaux :
3 - Procès-verbal de réception technique accompagné
de l'état de décompte des sommes dues ;
4 – Eventuellement, état de décompte des intérêts
moratoires.
4.01.12 - Acompte sur salaires et charges sociales
(article
111.3 du Code des Marchés
publics)
1 – Certificat de service fait ;
2 – Etat liquidatif de paiement des salaires et des
charges sociales
4.01.1 – Versement d’avances
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
4.01.10 - Avances à raison de travaux fournitures
ou services pour la réalisation d'installation,
l'acquisition ou la fabrication
de matériels machines (article 104
du Code des Marchés publics)
1 - Procès-verbal signé par l’autorité compétente
pour passer
le marché et le cocontractant et constatant la
réalité des dépenses engagées au titre de
réalisation d'investissement ou d'acquisition de
matériel et indiquant le montant des
approvisionnements ;
2 - Décompte de l'avance qui ne peut excéder
40 % du montant initial du marché.
4.01.11 - Avances à raison de la conclusion d'un
contrat d'achat ou d'une commande d'approvisionnement
en matériaux, matières premières, etc.
(article 105 du Code des Marchés publics)
1 - Procès-verbal signé par l’autorité compétente pour
passer le marché justifiant le contrôle effectué ;
2 - Contrat d'achat ou de commande justificatif des
débours du titulaire du marché ;
3 - Décompte de l'avance qui ne peut excéder 50 % du
contrat d'achat ou de la commande d'approvisionnement
4.01.12 - Avances sur dépenses
préalables (article 106 du
Code des Marchés publics)
1 - Procès-verbal signé par l’autorité compétente pour
passer le marché constatant la nature et le montant des
dépens préalables ;
2 - Factures justifiant les débours ;
3 - Décompte des avances qui ne peuvent excéder le
montant
des dépenses engagées par le titulaire du marché.
4.01.13 - Avances pour emploi sur le
chantier de matériel de
travaux publics de valeur
1 - Procès-verbal signé par l’autorité compétente pour
passer le marché comportant la désignation des
matériels, leur valeur
vénale et l'attestation de leur présence sur le chantier ;
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
considérable (article 107 du
Code des Marchés publics)
2 – Décompte de l'avance qui ne peut excéder ni 60 %
de la valeur vénale des matériels employés sur le
chantier ni 30 % du montant initial du marché.
4.01.14 - Avances à raison des
acquisitions faites par le
titulaire du marché pour le
compte de l'Etat
(article 1048 du Code des
Marchés publics)
1 - Procès-verbal administratif ou certificat signé par
l’autorité
compétente pour passer le marché ;
2 - Contrat d'achat ou de commande ou facture ;
3 - Décompte de l'avance qui ne peut excéder 60 % du
montant des dépenses se rapportant au contrat
d’achats ou à la commande
4.01.15 - Avance de démarrage
(article 109 du Code des
Marchés publics)
1- Procès-verbal administratif justifiant l'octroi de
l'avance ;
2 - Décompte de l'avance qui ne peut excéder 15 %
du
montant initial du marché.
4 .01.2 – Paiement unique
4.01.20 – Marchés de fournitures 1. Facture ou mémoire indiquant le détail des
fournitures, les prix
unitaires et le montant à payer
2. Attestation de service fait
3. Eventuellement, état liquidatif des pénalités de
retard, des intérêts moratoires, des révisions ou
actualisations des prix.
4.01.21 – Autres catégories de
marchés
1. Décompte unique.
2. Attestation de service fait
3. Décompte éventuelle des pénalités de retard ou bien
décision de réduction ou d’exonération.
4. Décompte éventuel des intérêts moratoires.
4.1- Paiement pour solde au titulaire
4.10 – Marché de fournitures
1- Soit certificat de service fait ; soit procès-verbal de
réception ;
2- Facture ou mémoire indiquant les fournitures, prix
unitaires et montant à payer ;
3- Etat liquidatif des révisions et/ou actualisation des
prix, des
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
intérêts moratoires et des pénalités de retard ;
4- Eventuellement, décision de l’autorité compétente
accordant l’exonération ou la remise partielle ou totale
des pénalités ;
5 Certificat administratif de l’ordonnateur attestant que le
versement solde définitivement le marché.
4.11 : Marchés de travaux 1- Procès verbal de réception définitive des travaux ;
2- Etat de décompte général et définitif avec les
révisions et/ou actualisation des prix ;
3- Eventuellement, état liquidatif des intérêts moratoires
et des pénalités de retard ;
4- certificat administratif attestant que le versement
solde définitivement le marché.
4.2- Paiement à un sous traitant
4.20 – Sous traitant admis au paiement direct
4.20.0 : Premier paiement
1- Marché ou avenant indiquant d'une manière précise
le nom, la raison ou dénomination sociale, l'adresse du
ou des sous traitants et la nature des travaux,
fournitures ou services à exécuter par le titulaire et par
chacun des sous traitants ainsi que les conditions de
paiement prévues pour chaque contrat de sous
traitance ;
2 Pièce justificative établissant que le nantissement ou
la cession
fait sur le marché ne fait pas obstacle au paiement direct
du sous traitant.
3- Attachement ou procès-verbaux administratifs
constatant les
prestations effectuées par le sous-traitant revêtus de
l'acceptation du titulaire du marché ;
4- Attestation de souscription d'assurances garantissant
la responsabilité du sous traitant à l'égard des tiers
27/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
4.20.1: Avance
1 - Etat liquidatif ou décompte arrêtant les parts
respectives à
payer au titulaire du marché et à son ou ses soustraitants
par précompte sur les sommes dues au
titulaire.
4.20.2 : Acompte et paiement
pour solde
1- Ensemble des pièces produites par le titulaire du
marché pour le premier paiement définissant les
montants à payer respectivement au titulaire du marché
et au(x) sous-traitant(s) (voir paragraphe 4.00)
2- Attestation du titulaire du marché comportant
l’indication du montant à payer directement au soustraitant
et liste des pièces acceptées
4.21 : Désaccord entre titulaire et
sous-traitant
4.21.0 : Paiement au sous-traitant
1. Copie de la demande de paiement adressée par le
soustraitant
au titulaire du marché d’avoir à lui payer une
somme due pour un montant déterminé en vertu du
marché de sous-traitance
2. Procès-verbal relatant la constatation matérielle des
prestations
effectuées.
4.21.1 : Paiement au titulaire du marché
1. Pièce du sous-traitant attestant le règlement par le
titulaire ou
décision de justice définitive ou accord entre les parties
intéressées
2. Décompte établi
4.3 Paiement des marchés nantis
4.30– Paiement au bénéficiaire
du nantissement
28/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
4.30.1– Pièces générales
1- Pièces requises pour le paiement des marchés
publics
prévues au paragraphe 4.00 du présent chapitre
4.30.2– Pièces particulières 1- Copie certifiée conforme de l’original du
marché revêtue de la mention « exemplaire
unique délivré en vue du nantissement ou de la
cession » signée par l’autorité compétente pour
passer le marché mentionnant que cette pièce
est délivrée en unique exemplaire en vue de la
cession ou du nantissement des créances
résultant des marchés
2- Notification d’un double de l’acte de
nantissement ou de cession par lettre
recommandée avec récépissé d’accusé de
réception
4.31 : Paiement au titulaire du marché 1. Pièces requises conformément au paragraphe 400
2. Main-levée du nantissement signifié par le
bénéficiaire au comptable par lettre recommandée ou
remise avec récépissé d’accusé de réception.
4.32– Paiement au bénéficiaire
d’une subrogation (art. 163 CMP)
1- Pièces requises au paragraphe 400.
2. Convention de subrogation signifiée par le
bénéficiaire au comptable assignataire par lettre
recommandée ou remise avec récépissé d’accusé de
réception.
4.4. : Paiement indemnités au titulaire en cas de
résiliation du marché (article 129 et 169 Code
des Marchés)
1. Soit décision de l’autorité compétente fixant le
montant de l’indemnité revenant au titulaire du marché
soit accord entre les parties et décision de
l’ordonnateur
2. Eventuellement, état liquidatif des intérêts
moratoires.
4.5. : Remboursement de la retenue
de garantie
1. Décision de la personne responsable du marché
visée par l’ordonnateur du budget de l’Etat.
4.6. : Reversement de la retenue de garantie 1. Décision de la personne responsable du marché de
reverser partiellement ou totalement la retenue au
budget de l’Etat
2. Copie de la notification au co-contractant d’une lettre
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
recommandée lui signifiant que le marché n’a pas été
correctement réalisé.
N.B. : La date de notification doit être antérieure à la
date d’expiration du délai de garantie.
CHAPITRE V. : DEPENSES DE TRANSFERT
Nature des dépenses
Pièces justificatives
5.0. : Aides/Secours/Allocations
5.00 : Dispositif général 1. Soit décision d’attribution de l’aide ou secours fixant le type de
l’action, les modalités de liquidation et faisant référence aux dispositions
réglementaires et éventuellement au procès-verbal de la commission
d’attribution.
2. Soit mémoire ou facture établi par le prestataire et faisant apparaître le
montant total des frais engagés et le montant à la charge de l’Etat,
accompagné d’un certificat de paiement visé par l’ordonnateur faisant
référence aux dispositions réglementaires et permettant de vérifier
l’exactitude des calculs de liquidation.
5.01 : Dans tous les cas 1. Mandat nominatif ou mandat collectif appuyé de la liste des
bénéficiaires visée par l’administrateur de crédit et l’ordonnateur.
5.1. : Bourses enseignement 1. Décision individuelle ou collective autorisant l’octroi de la
bourse.
2. Etat de liquidation des bourses certifié par l’administrateur des
crédits et signé éventuellement par les membres de la commission
de paie.
5.2 : Subventions
5.20 : Subventions réglées dès la
décision individuelle d’attribution
5.200 : Paiement unique et premier
paiement par avance pour toutes
subventions
1. Arrêté, décision ou convention, précisant l’objet, les textes de
référence, le montant et les modalités d’octroi.
5.201 : Autre paiement
(acompte ou avances)
1. Décompte récapitulant les sommes déjà versées avec référence aux
mandats correspondants.
2. Eventuellement, certification que les conditions d’octroi sont remplies
5.21. : Subventions réglées après
service fait
5.210 : Paiement unique après
service fait
1. Arrêté, décision ou convention définissant l’objet, les textes de
références, le montant, le caractère forfaitaire ou non de la subvention.
2. Certificat administratif attestant que l’action a bien été réalisée
conformément à l’objet de la décision.
3. Dans tous les cas, lorsque la subvention résulte d’une convention qui
précise les pièces à fournir au paiement (récépissé de dépôts des
statuts, rapport final d’exécution de l’opération, état récapitulatif des
30/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
dépenses effectuées, etc…), les pièces justificatives de la dépense qui
résultent de l’acte juridique contractuel sont à fournir en lieu et place du
certificat administratif.
5.211 : Paiement fractionné
1. Pour les acomptes : arrêté , décision ou convention et certificat
administratif attestant que l’avancement de l’action justifie le versement
de l’acompte ;
2. Pour les avances : arrêté, décision ou convention avec mêmes
indications sur les pièces visées au 1 du 5.210.
5.3 : Dotations avec organismes
publics.
5.3.0 : Fonds de dotation de la
décentralisation
1. Décision
2. Arrêt conjoint du Ministre chargé des Finances et du Ministre chargé
des Collectivités locales.
5.3.1. : Fonds d’équipement des
collectivités locales
1. Décision
2. Arrêt conjoint du Ministre chargé des Finances et du Ministre chargé
des Collectivités locales.
CHAPITRE VI : LES ACQUISITIONS IMMOBILIERES
Référence : Loi n° 76-67 du 02 juillet 1976 relative à l’expropriation pour cause d’utilité publique et aux
autres opérations foncières d’utilité publique.
CHAPITRE VI : ACQUISITIONS IMMOBILIERES
Nature des dépenses Pièces justificatives
6.0 Acquisitions amiables
6.00 : Pièces générales 1. Soit texte qui a autorisé l’acquisition ou l’échange du bien
immobilier, soit décision du Ministre chargé des finances en tenant
lieu.
2. Expédition de l’acte de vente notarié ou administratif, jugement
d'adjudication ou tout autre titre constatant l’acquisition ;
3. Certificat d'inscription sur le sommier des biens de l'Etat délivré
par la Direction chargée des Domaines ;
4. Décompte de liquidation du prix d’acquisition en principal et
éventuellement en intérêts ;
6.01. Existence d’inscription (droits
réels).
1. Soit justifications constatant la purge des privilèges et hypothèques
et des droits réels transcrits ou décision du Ministre chargé des
Domaines dispensant des formalités de purge , soit acte notarié
portant main-levée des inscriptions , soit intervention de tous les
31/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
créanciers à l’acquit.
2. Eventuellement en cas de consignation, décision motivée de
l’ordonnateur prescrivant la consignation ;
3. Quittance du comptable à joindre au mandat de paiement.
6.1. Expropriations pour cause
d'utilité publique.
6.10. Accord amiable sur la cession
avant ordonnance d’expropriation.
1. Soit copie du décret portant déclaration d'utilité publique, soit
certificat administratif mentionnant les références du journal officiel
ayant publié le décret déclaratif d'utilité publique.
2. Copie du ou des décrets constituant acte de cessibilité et désignant
les immeubles et droits réels immobiliers si cette désignation ne
résulte pas du décret portant déclaration d’utilité publique.
3. Copie du procès-verbal de la commission de conciliation constatant
l’accord.
4. Etat requis à la Conservation foncière ne révélant pas des
inscriptions, charges ou droits grevant les immeubles ou droits
immobiliers.
5. Acte de vente notarié ou administrative transcrit au bureau des
hypothèques.
6.11. : Défaut d’accord amiable
(ordonnance d’expropriation)
6.110 : Accord sur l’indemnité
1. Copie du jugement donnant acte de l’accord et prononçant
l'expropriation moyennant paiement de l'indemnité convenue
2. Certificat de non pourvoi en cassation contre l'ordonnance
d'expropriation.
6.111 : Désaccord sur l’indemnité 1. Soit décision du Juge prononçant la consignation d'une indemnité
provisoire, soit ordonnance du juge fixant l’indemnité définitive ;
2. Certificat de non appel contre l’ordonnance du juge après
l’expiration des délais applicables aux ordonnances de réfère ;
32/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
6.12. : Expropriation par procédure
d’urgence
1. Copie du décret déclarant l'opération, projetée d'utilité publique et
désignant les immeubles expropries et donnant autorisation de
prendre possession
2. Justification de la notification du décret visé au 1 aux propriétaires
et titulaires de droits réels.
3. Décompte de l'indemnité éventuelle arrêtée par la Commission
de contrôle des opérations domaniales à payer aux ayants droits ou à
provisionner.
4. Copie de l'acte administratif (convention amiable) passé entre le
Directeur des Domaines et les ayants-droits en cas de cession
amiable.
5. Eventuellement, la décision du Juge attribuant une indemnité
spéciale aux titulaires de droits frappés par l’expropriation en cas
d’accord non réalisé.
6.2. : Règlements d'indemnités en
cas de retrait pour cause d'utilité
publique des titres d'occupation de
terrains domaniaux
1. L'acte déclaratif d'utilité publique ou décret désignant les terrains
occupés
2. Justification de la notification de l’acte ou du décret aux titulaires du
titre d'occupation ou à leurs représentants par l’expropriant.
3. Copie du décret qui prononce le retrait des titres d'occupation, fixe
le montant des indemnités de retraits et en ordonne le paiement
6.3. : Indemnité de plus-value du fait
de l'approbation d'un plan
d'urbanisme ou de travaux ou
d'opérations d'utilité publique
(article 37 – Loi n° 76.76 du
02/07/1976)
6.30 : Accord amiable 1. Copie décret désignant les immeubles assujettis, fixant le taux des
indemnités
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
2. Justification de la notification aux propriétaires des immeubles
intéressés ou à leurs représentants du décret visé au 1.
3. Procès-verbal de la commission de conciliation constatant
l’accord sur le montant de l’indemnité.
6.31. Défaut d'accord. (indemnité
fixée judiciairement)
1. Copie de l'ordonnance du Juge fixant l'indemnité ;
2. Certificat de non appel contre l'ordonnance après l'expiration
des délais applicables aux ordonnances de référé, soit copie de
l'acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue,
3. Eventuellement copie de l'ordonnance d'expropriation qui fixe
provisoirement l'indemnité dans le cas où l'immeuble assujetti fait
l'objet d'une procédure d'expropriation pour cause d'utilité
publique.
NB. Dans le cas 3, le montant de l'indemnité provisoire ou définitive
d'expropriation se compense en tout ou partie avec le montant de
l'indemnité provisoire et définitive de plus value.
6.4. Indemnités pour dommages
causés à des immeubles privés par
suite d'études ou opérations
nécessaires à l'établissement de
projet d'utilité publique ou d'intérêt
général.
1. Décision du Ministre chargé des Finances ordonnant le paiement
des indemnités aux personnes ayant subi des dommages.
N.B. : Décision établie au vu de l’acte autorisant l’occupation des lieux
et du procès-verbal estimant les dommages causés.
6.5 : Prises à bail et conventions
assimilées
6.5.0 : Premiers paiement 1. Convention de location ou bail dûment approuvé et enregistré et de
plus transcrit lorsque sa durée impose cette obligation (bail d’une
durée de plus de 18 ans)
2. Décompte du loyer en principal et éventuellement, des charges à
viser par l’ordonnateur.
6.5.1 : Paiements subséquents 1. Certificat constatant que les clauses du bail sont régulièrement
remplies par le propriétaire.
2. Justification du mandat auquel le bail ou la convention a été joint
antérieurement.
34/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
6.6. Indemnité due à l’emphytéote
(art.26 et suivant décret 81.557 du
21/05/1981)
6.60. Accord sur le montant de
l’indemnité
1. Acte établi par la Direction de l’Enregistrement et des Domaines
constatant l’accord de l’emphytéote sur le montant de l’indemnité et
approuvé par le Ministre chargé des Domaines
2. Certificat constatant la reprise effective par l’Etat de l’immeuble
franc et quitte de toute autre dette ou charge
3. Eventuellement, procès-verbal de remise en état des lieux.
6.61. Défaut d’accord ou de
réponse de l’emphytéote
1. Décision du juge des expropriations fixant le montant de l’indemnité
offerte.
2. Certificat constatant la reprise effective par l’Etat de l’immeuble
franc et quitte de toute autre dette ou charge
3. Eventuellement, procès-verbal de remise en état des lieux de
l’immeuble.
CHAPITRE VII. LE PAIEMENT A DES TIERS
(les acquits libératoires des créanciers)
CHAPITRE VII. : PAIEMENTS A DES TIERS
Nature des dépenses Pièces justificatives
7.0 Pièces communes
70.0. Qualité de
l’ordonnateur
1. Acte désignant l’ordonnateur (décret ou
arrêté de délégation)
70.1. Justification de
l’identité
N.B : La preuve de l’identité
du créancier doit être
apportées dans tous les cas
où le paiement est effectué
en numéraire à la caisse
d’un comptable direct du
Trésor ou d’un régisseur.
- soit la carte nationale d'identité datant de
moins de 10 ans
- soit le passeport ou le permis de conduire
ou la carte de
pensionnée cours de validité
- soit tout document officiel délivré par une
autorité administrative ou militaire et doté
d’une photocopie de l’intéressé (cartes
d’identité délivrées par les ministères, les
autorités militaires)
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
70.2. Justification de l’état
civil
1- Selon le cas, fiche d’Etat civil, extrait
d’Acte de naissance, extrait des registres des
décès, certificat de vie, certificat de décès.
70.3 Justification du
domicile ou de la résidence
1. Justifications par tous les moyens, y
compris une déclaration sur l’honneur
71. : Pièces particulières
71.0 : Paiement à un
créancier ne sachant ou ne
pouvant pas signer
a). Créance inférieure ou
égale à 50 000 F.CFA
1. Déclaration portée par le comptable chargé
du paiement, sur le
mandat indiquant que la partie prenante ne
sait pas ou ne peut
pas signer. Cette déclaration désigne deux
témoins et elle est
signée par le comptable payeur et les deux
témoins
b). Créance supérieure à 50
000 F.CFA
1. Soit quittance ou procuration notariée, soit
quittance administrative.
71.1 : Paiement à un
incapable majeur ou à un
mineur
71.10 : Paiement à un
incapable majeur
71.100 : Majeur interné et
placé sous la protection de
la justice :
1- Décision du Juge des tutelles désignant
l’administrateur ;
36/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
71.101 : Majeur sous
tutelle
1- Décision du Juge des tutelles qui établit
l'ouverture de la tutelle et désigne le tuteur et
éventuellement l’administrateur légal ;
2 - Certificat de non recours contre le
jugement à moins que l’exécution provisoire
n’ait été ordonnancée.
71.102 : Majeur en curatelle
1- Décision du Juge qui établit l'ouverture de
la curatelle et désigne
le curateur avec indication de ses pouvoirs
d’assistance ou de
représentation ;
2 - Eventuellement l'acquit du curateur donné
conjointement avec
celui de l'assisté.
71.11. Paiement à un
mineur
N.B.
personne de l’un ou l’autre
sexe qui n’a pas encore
l’âge de 18 ans accomplis »
(art. 278 Code de la
Famille).
71.110 Mineur sous
administration légale
1. - Pièce qui justifie la qualité du
représentant du mineur, dans le
cas de l’Administration légale pure et simple.
N.B. : La justification de cette qualité peut
résulter du titre même de la créance, de la
présentation du livret de famille ou de la
production d’une fiche d'état civil établissant
la filiation de
l'enfant ;
37/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
2. Décision du tribunal désignant le
représentant légal dans le cas
de l’Administration légale sous contrôle
judiciaire.
71.111 : Mineur sous tutelle
a)-Tutelle testamentaire : 1 - Déclaration faite devant le Juge des
tutelles ou le notaire contenant la nomination
du tuteur testamentaire ou Expédition du
testament nommant le tuteur.
b)-Tutelle des ascendants 1. Expédition de la délibération du Conseil de
famille désignant le tuteur ;
c)- Tutelle vacante
(défér l'Etat)
1 - Décision du juge des tutelles désignant le
tuteur ;
d) - Subrogé tuteur
1. Expédition de la délibération du Conseil de
Famille nommant le subrogé tuteur
2. Et/ou autorisation du Juge des tutelles.
71.112 : Mineur émancipé :
1. Soit la déclaration conjointe du père et de
la mère reçue par le juge des tutelles ; soit la
délibération du Conseil de famille prise sous
la présidence du juge des tutelles ;
2. L'acte de mariage établissant le mariage.
71.113 : Mineur adopté
1 - Jugement d’adoption.
71.2 : Paiement à un
créancier absent
1. Soit décision de justice ayant désigné
l'administrateur provisoire des biens si le
paiement doit être effectué entre les mains de
ce
dernier ;
2. Soit extrait du jugement déclaratif
d'absence si le paiement doit
être effectué entre les mains du ou des
héritiers ayant été envoyés
38/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
en possession provisoire ou en possession
définitive.
3. Eventuellement, justification de la
constitution d’une caution pour sûreté pour
héritiers (article 589 Code Procédure civile).
71.3. : Paiement à un
mandataire
71.30 Mandataires de droit
commun
1. Pour une créance inférieure à un montant
fixé par décision du
Ministre chargé des Finances : procuration
sous seing privée, en
original, timbrée avec légalisation de la
signature
2. Pour une créance supérieure à un
montant fixé par décision du Ministre chargé
des Finances : procuration notariée en brevet
ou en minute.
N.B. : Si le mandat concerne des sommes à
percevoir successivement chez le même
comptable, la procuration produite la
première fois et jointe au premier paiement
suffit ; au préalable, faire une copie à
conserver dans un dossier « Procuration ».
7.31 : Officier ministériel et
auxiliaire de justice
71.310- Avocat
1. Quelque soit le montant, dans la limite du
mandat confié procuration sous seing privée
signée du créancier
2. Relevé d’identité bancaire du compte
professionnel de l’avocat,
ouvert au nom de la CARPA (à joindre lors
du premier paiement)
71.311- Notaire 1- Attestation du notaire précisant qu’il est
chargé de la succession ou qu’il est le notaire
du créancier devant recevoir les
fonds.
71.312- Huissier de Justice
1. La remise à l’huissier des pièces
justificatives de la créance vaut pour le
créancier mandat d’encaisser.
39/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
71.4 : Paiement à un
créancier en règlement
judiciaire ou en liquidation
de biens
71.40 Créancier en
règlement judiciaire :
1. Extrait du jugement nommant le syndic et
définissant sa mission et ses pouvoirs
ou
- Exemplaire du journal d'annonces légales
donnant la publication
du règlement judiciaire et la nomination du
syndic.
N.B. : Acquit conjoint du créancier et du
syndic ; ou
Acquit seul du syndic sur autorisation du juge
commissaire cas de refus de la personne en
règlement judiciaire
71.41 Créancier en
liquidation de biens
1- Extrait du jugement prononçant la
liquidation des biens et la nomination du
liquidateur ou exemplaire du journal
d’annonces légales portant publication de ce
jugement indiquant, s’il y a lieu, le maintien
en fonction de l’administrateur
71.5 : Paiement aux
ayants-droits d’un
créancier décédé
40/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
71.50 : Paiements aux
héritiers
1. Soit acte de décès, soit fiche d’état civil
attestant du décès du
de cujus.
2. Soit un extrait de l’intitulé d'inventaire
dressé par un notaire ;
soit un acte de notoriété dressé par un
notaire en minute ou en
brevet ;
soit un jugement d'hérédité établi par le
juge de Paix ;
soit un certificat de
propriété.
71.51 : Paiement aux
légataires
71.510 : Légataires
universels
1. Soit acte de décès, soit fiche d’état civil du
de cujus
2. Expédition du testament ;
3. Soit acte de notoriété établissant
l'absence d'héritiers réservataires, soit acquit
conjoint des héritiers, soit consentement au
paiement des héritiers réservataires ;
4. Expédition de l'ordonnance d'envoi en
possession du juge du lieu
d’ouverture de la succession si le testament a
été fait en la forme
holographique ou mystique.
71.511- Légataires à titre
universel ou à titre
particulier
1. Soit acte de décès, soit fiche d’état civil du
de cujus
2. Soit expédition de l'acte de délivrance du
legs établi par le
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
notaire, soit expédition de la décision de
justice rendue, le cas
échéant, contre les héritiers et prononçant
cette délivrance ;
3. Expédition du testament
N.B. : Les héritiers ayant délivré les legs
doivent justifier eux-mêmes
de leurs qualités héréditaires.
71.52 Paiements à des
donataires
1. Soit expédition de l'acte de donation (en
forme authentique avec
mention expresse de l’acceptation du
donateur) ;
2. Soit lorsque le bien est compris dans une
succession, acte de
notoriété établissant l'absence d'héritiers
réservataires,
3. Quittance des héritiers à réserve s'il en
existe.
71.53 : Paiement à un
exécuteur testamentaire
1. Soit acte de décès, soit fiche d’état du de
cujus ;
2. Expédition du testament conférant la
saisine à l’exécuteur avec
expédition de l'ordonnance d'envoi en
possession, le cas échéant,
si le testament n'est pas authentique
71.54 : Successions
vacantes, non
réclamées ou en
1. Soit une expédition de la déclaration de
vacance, (succession vacante) ;
42/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
déshérence
2. Un extrait de l'ordonnance d'envoi en
possession définitive (succession en
déshérence).
3. Ordonnance de Président du Tribunal
désignant un administrateur
provisoire ou un curateur.
N.B. : En principe, tous les ayants-droits
désignés par les pièces héréditaires doivent
participer à la quittance. Cependant, l’un
d’entre eux peut être constitué mandataire
par ses cohéritiers.
71.6 : Paiement de
créance frappées
d’opposition
71.60 : Opposition sur
créances non salariales
(Cession, saisie-arrêt)
71.600 Pièces communes.
a). Saisie-arrêt
b). Cession
1. Copie ou extrait du titre du saisissant ou
copie ordonnance du juge qui a autorisé la
saisie
2. Original exploit d’huissier contenant
notamment :
- les noms, prénoms du comptable
assignataire et du saisissant
- la désignation du montant de la créance
- l’indication de la somme sur laquelle
porte la saisie.
1. Original de l’acte de cession notifié au
comptable par exploit d’huissier
71.601. Cas particuliers
a). Transports fermes 1. Original de l’acte de cession
2. Exploit original de signification de l’acte de
43/54
NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
cession visé au 1.
3. Eventuellement, attestation de désistement
définitif.
b). Transports en garantie 1- Demande conjointe de paiement par
virement ou acquit du cédant et du
cessionnaire sur la quittance.
2- Eventuellement, acquit du cessionnaire
constitué mandataire par le cédant sous
réserve que la cession soit antérieure à la
procuration.
3. Eventuellement, copie de la décision de
justice si double acquit non recueilli ou à
défaut d’accord du cédant et du cessionnaire.
c). Créances grevées
exclusivement de saisiesarrêts
1- Jugement validant la saisie-arrêt passée
en force de chose jugée ou acte
d’acquiescement notarié ou sous seing privé,
ou demande de paiement par virement
conjointe du saisi et du saisissant
d) - Avis à tiers détenteur 1- Avis reçu, éventuellement par lettre
recommandée avec
demande d’avis de réception.
71.61 : Opposition sur
traitements et salaires -
cession, saisie-arrêt
71.610 Cession 1. Copie certifiée conforme de la déclaration
de cession notifiée au comptable par lettre
recommandée du greffier compétent avec
demande d’avis de réception.
2. Eventuellement, ordonnance exécutoire du
Président du Tribunal
régional.
71.611 Saisie-arrêt 1- Ordonnance du Juge autorisant la saisie
notifiée par lettre recommandée
du greffier.
71.612 : Oppositions
pratiquées en vertu de
créances alimentaires.
1– Jugement ou ordonnance qui a accordé
la pension alimentaire et servi de titre à la
saisie-arrêt.
71.613 : Oppositions 1- Expédition du jugement autorisant la
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
pratiquées en vertu de
l’article 593 du Code de
Procédure civile.
saisie-arrêt.
2 - Justification de la notification du jugement
au conjoint
71.613. Avis à tiers
détenteur
1- Avis reçu, éventuellement, par lettre
recommandée avec demande d’avis de
réception.
71.7 : Paiement à une
personne
morale
71.70 : Règle générale 1. Mention sur la facture ou le mémoire de la
référence du numéro
d’inscription au registre de commerce et du
crédit mobilier.
2. A défaut de mention du numéro
d’inscription au registre de
Commerce et du Crédit mobilier ou du
registre des Métiers ainsi que du NINEA sur
la facture ou le devis, l’existence légale de la
société peut être prouvée par la production :
- soit d’un extrait ou d’une expédition des
statuts délivré par le Greffe du Tribunal
statuant en matière de Commerce,
- soit d’un exemplaire du journal d’annonces
légales ayant publié les
statuts
- soit d’un extrait de l’acte de société délivré
par un notaire.
N.B. : En application de l’article 114 décret n°
2003-101 du 13 mars 2003 portant
Règlement général sur la comptabilité
publique, le virement est obligatoire quelque
soit le montant de
la créance pour toutes les personnes morales
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
de droit public ou privé ou pour les créances
inscrits au Registre du Commerce et du
Crédit mobilier ou au Registre des Métiers.
Pour les règlements par virement bancaire ou
postal, l’indication du nom de la société ainsi
que son numéro de compte bancaire ou
postal justifié par le relevé d’identité bancaire
suffit au comptable pour effectuer le
paiement.
71.71 : Cas particuliers
71.710 : Sociétés de fait 1. Si la prestation est réalisée par l’un des
associés au nom de qui est
émise la facture, acquit de ce dernier
2. Si la prestation est réalisée par plusieurs
personnes associées de
fait, paiement au profit de tous les
« associés » connus ; à défaut,
application de la règle du
mandat.
71.711 : Associations 1. Expédition ou copie des statuts timbrée,
certifiée par le représentant habilité dont la
signature est légalisée ;
2. Copie du récépissé de la déclaration de
l’association du Ministère
de l’Intérieur et de l’Insertion dans un journal
d’annonces légales
3. Si le paiement doit être effectué entre les
mains d’un représentant
de l’association, ce dernier doit justifier de
ces pouvoirs.
N.B. : Les pouvoirs du représentant doivent
être prouvés par une copie timbrée, certifiée,
légalisée de la délibération de l'assemblée
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
générale qui l’a désigné.
71.712 : Comités
temporaires
1 -Certificat délivré par le Maire indiquant
l’objet du Comité, son siège, le nom de ses
membres et notamment des personnes
habilitées à recevoir les fonds.
71.8 : Autres cas
71.80 : Paiements à la suite
de sinistres
1. Exemplaire du barème de responsabilité (à
joindre au premier
mandat) ;
2. Facture, devis ou rapport d’experts
établissant le montant des
dommages
3. Eventuellement, convention d’accord
amiable signé entre
les parties
4. Eventuellement, acte de désistement de la
partie adverse (engagement de ne refaire
aucun recours)
5. Eventuellement, copie jugement devenue
définitive.
71.81 : Règlement amiable
des suites
dommageables
1. Rapport décision de l’Agent judiciaire de
l’Etat visé par l’ordonnateur du
budget de l’Etat.
2. Rapport d’expert établissant le montant
des dommages
3. Acte de désistement de la partie intéressée
de toute action contre l’Etat
4. Eventuellement, pour les dégâts causés à
la suite de troubles, procès-verbal de constat
d’un huissier et procès-verbal de la
commission désignée arrêtée pour évaluer
les dégâts.
CHAPITRE VIII : LES OPERATIONS DE TRESORERIE
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
Nature des dépenses
Pièces justificatives
80. Alimentation d’une régie d’avances
80.0. 1ère Alimentation
1. Demande du régisseur visé par l’administrateur des crédits et l’ordonnateur du budget
2. Arrêté portant création de la régie d’avances et éventuellement nommant le régisseur.
3. Décision portant nomination du régisseur.
80.1. Alimentation suivante
1. Selon la nature de la dépense des pièces justificatives prévues au chapitre III
8.1. Remboursement caution de rapatriement
1. Demande de remboursement adressée au comptable
2. Original du reçu de versement de la caution
3. Attestation de main-levée de consignation délivrée par le Ministère de l’Intérieur
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
4. Copie du passeport en cours de validité ou Carte nationale d’Identité du bénéficiaire
8.2. Remboursement caution électorale
1. Demande de remboursement adressée au comptable assignataire (Trésorier général
2. Attestation de remboursement délivrée par le Ministère de l’Intérieur
3. Original du reçu de paiement
8.3. Remboursement caution des comptables
1. Demande de remboursement adressée au Trésorier général
2. Quitus de la Cour des comptes
3. Décision du Ministre chargé des Finances portant main-levée
4. Eventuellement, quitus du comptable supérieur
5. P.V d’installation pour les régisseurs.
8.4. Réduction de créances et admission en non valeurs
1. Etat établi par l’ordonnateur mentionnant la nature, le montant à restituer et les motifs de la restitution.
2. Décision de l’autorité compétente autorisant l’annulation ou réduction ou l’admission en non valeur.
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
8.5. Remboursement bons du Trésor sur formule à court terme
1. Titres à rembourser
2. Eventuellement, état de décompte des intérêts.
Tableau n° 1
DEFINITIONS ET COMMENTAIRES.
La nomenclature des pièces justificatives de dépenses utilise un certain nombre de termes qu’il a paru
opportun d’expliciter ou de commenter :
- Le terme « éventuellement» signifie de façon générale, que la production de la pièce justificative
correspondante est subordonnée soit à la réalisation préalable de conditions particulières prévues par la
réglementation en vigueur, soit à l’existence d’une réglementation spécifique dérogeant au droit commun.
- Une décision prise par «l’autorité compétente» signifie que la décision en cause (décret, arrêté,
décision) est signée par l’autorité légalement ou réglementairement habilitée et dans les formes requises par
la réglementation ; à titre d’exemple, la nomination d’un fonctionnaire de la hiérarchie A est, dans le
contexte légal actuel, effectué par décret du Président de la République Il appartient au comptable public
chargé du paiement de la dépense de s’assurer que les décisions qui lui sont produites à titre de pièces
justificatives dans le cadre d’un dossier de mandatement d’une dépense sont en tous points conformes à la
législation ou réglementation en vigueur.
- L’expression « visé par l’ordonnateur du budget de l’Etat » appliquée à une pièce justificative signifie que
ce document doit nécessairement être signé, ou visé a priori ou a posteriori, par l’ordonnateur.
- L’expression « visé par le Contrôleur des Opérations financières » appliquée à une pièce
justificative signifie que ce document doit nécessairement être signé à priori par le Contrôleur des
Opérations financières.
- «L’état liquidatif ou le décompte» est un document, sans présentation ni forme particulières, qui
doit permettre au comptable public de s’assurer de la régularité des calculs de liquidation d’une dépense ; il
doit de ce fait contenir tous les éléments et variables entrant dans la détermination ou le calcul du montant à
payer et être arrêté par l’ordonnateur ou être visé par le Contrôleur des Opérations financières.
- La liste des pièces justificatives distingue, dans certains cas, les pièces justificatives à joindre à l’appui d’un
premier mandat de paiement de celles à produire à l’appui des mandats de paiement suivants. Cette
distinction implique que sur la pièce justificative jointe aux mandats de paiement postérieurs au premier
paiement - ou sur le mandat lui-même - il doit être porté les références ci-après des pièces justificatives
produites une fois pour toute lors du premier paiement :
· n° du mandat ;
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
· millésime de l’année d’imputation ;
· imputation budgétaire
Tableau 2.
MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU MEMOIRES
1. Le nom ou la raison sociale du créancier ;
2. La référence d’inscription au registre du Commerce et du Crédit immobilier ou au registre des Métiers
3. Le numéro d’identification fiscal
4. La désignation du service à l’origine de la commande ;
5. les éléments de décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix, quantité,
éventuellement ;
6. La date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ;
7. Eventuellement, la mention des précomptes ;
8. le montant total de la facture ou du mémoire et éventuellement le montant hors taxes et le montant des
taxes ;
9. Le cas échéant, la domiciliation bancaire du créancier, à défaut, le relevé d’identité bancaire ;
10. l’arrêté de la facture ou du mémoire par le créancier, en toute lettre et en chiffre, sauf cas
d’établissement de la facture par procédé informatique ;
11. Eventuellement, la signature du créancier ;
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
12. Certification du service fait par l’administrateur des crédits ;
13. Le visa du contrôleur des Opérations financières ;
14. Le cas échéant, l’arrêté en lettre ou en chiffres par l’ordonnateur s’il a procédé à des rectifications
matérielles ;
15. Cas échéant, la mention de l’inscription à l’inventaire ou ordre d’entrée à l’inventaire des fournitures ou
des biens acquis.
Tableau 3
MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES ORDRES DE MISSION.
1 - les nom, prénom, qualité ;
2 - le grade, l'indice ;
3 - l'indication du lieu de destination ;
4 - le motif de la mission ;
5 - la date de départ et de retour ;
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
6 - le moyen de transport utilisé ;
7 - le chapitre/article d'imputation ;
1.8 - la signature de l'autorité qualifiée
Tableau 4.
MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FEUILLES DE DEPLACEMENT
1 - les nom et prénom ;
2 - le grade ou emploi, l'indice, le groupe ;
3 - le motif du déplacement ;
4 - l'itinéraire ;
5 - la date de départ et de retour ;
6 - l'heure de départ et d'arrivée ;
7 - le montant de la somme à payer arrêtée par l'administrateur de crédit ;
8 - la signature du titulaire de la feuille.
Tableau 5.
MENTIONS DEVANT FIIGUER SUR LES CERTIFICATIONS
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
1. Achat de tissus pour confection de tenues de services attribués à certains personnels.
" Certifie la fourniture faite et l'inscription sur le registre du matériel en cours de consommation"
(date et signature).
2. Acquisition de pièces détachées de véhicule
" Certifie la fourniture faite et la prise en compte en comptabilité matière le...........................sous le
numéro..........................................."
(date et signature)
3. Réparation de véhicule
" Certifie le service fait et la fourniture faite pour la réparation du véhicule n°................affecté au
service..................................."
(date et signature)
4. Achat de denrées alimentaires
" Certifie la fourniture faite et sa prise en charge au carnet des aliments en cours de consommation en date
du...................sous le numéro................."
(signature de l'autorité administrative et du régisseur).
6. Consommation d'eau
" certifie la consommation d'eau effectuée" police n°................................................
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NB : Ce document n’a aucune valeur juridique, seuls les documents officiels font foi.
7. Fourniture d'électricité
" certifie la fourniture d'électricité " police n°.................................................
8. Communications téléphoniques
" certifie les communications effectuées" lignes n°s.................................................. |
